Über die „Tücken“ von Generalversammlungen einer GmbH

Die Gesellschafter in ihrer Gesamtheit bilden in der Generalversammlung das oberste Willensbildungsorgan der GmbH, in deren Rahmen sie ihre Rechte und Pflichten wahrnehmen. Die Generalversammlung kann auch über Fragen, die an sich in die Kompetenz anderer Gesellschaftsorgane gehören, Entscheidungen treffen; sie kann jederzeit aus eigener Initiative Angelegenheiten an sich ziehen. Der Generalversammlung kommt ein umfassendes Weisungsrecht gegenüber der Geschäftsführung zu. Besteht ein Aufsichtsrat, sind die Gesellschafter sogar ermächtigt, allfällige Aufsichtsratsbeschlüsse zu korrigieren bzw. außer Kraft zu ersetzen. 

Inhalt

1. Einführung
2. Gesetzlich geregelte Zuständigkeiten der Gesellschafter
3. Form der Generalversammlung
4. Wer ist zur Einberufung einer Generalversammlung berechtigt?
5. Wie erfolgt die Einberufung?

1. Einführung

Obwohl die gesetzlichen Bestimmungen über die Generalversammlung in ihrer Gesamtheit (§§ 34 bis 44 GmbHG) vergleichsweise klar zu sein scheinen, passieren in der Unternehmens- und Beratungspraxis vielfach geradezu haarsträubende Fehler. Die richtige Organisation und Durchführung einer Generalversammlung ist ein formelles Verfahren; die Nichteinhaltung elementarer Regeln führt im Einzelfall zu handfesten Nachteilen, die vielfach gar nicht, sonst teilweise nur sehr schwer und mit beträchtlichem Aufwand zu heilen sind. Zweck dieses und weiterer Folgebeiträge ist es, die notwendigen Informationen zu vermitteln, damit Gesellschafter, Geschäftsführer und naturgemäß auch die involvierten Berater in schwierigen Situationen richtig handeln.

Die Organisation und der Ablauf einer Generalversammlung wurden bereits im BÖB-Journal 39/09 grafisch dargestellt (vgl. hierzu auch Fritz, Wie führe ich eine GmbH richtig?² [2015] Rz 3/3).

Nachdem über 90 % aller österreichischen GmbHs aus maximal vier Gesellschaftern bestehen, die sich naturgemäß untereinander kennen, vielfach sogar im Unternehmen bei der Verwirklichung des Gesellschaftszwecks mitarbeiten, menschelt es naturgemäß häufig. Auf die sich daraus ergebenden Problemzonen wird in der Folge ebenso eingegangen, wie auf die Verpflichtung des Alleingesellschafters-Geschäftsführers, ebenfalls Generalversammlungen – auf einfachster organisatorischer Ebene – abzuhalten.

Die Kompetenzen der Generalversammlung lassen sich mit gutem Grund mit dem Begriff „Allzuständigkeit“ zusammenfassen; das bedeutet konkret, dass sich die Gesellschafter auch in die Aufgaben anderer Organe einmischen können und deren Tätigkeit durch Weisungsbeschlüsse nachhaltig beeinflussen können.

Nachdem Beschlüsse der Generalversammlung nach dem Mehrheitsprinzip getroffen werden, hat dies konkrete Auswirkungen auf die Machtverhältnisse in der Gesellschaft. Es gilt der Grundsatz, dass je zehn Euro einer übernommenen Stammeinlage eine Stimme gewähren (§ 39 Abs 2). Das bedeutet, dass ein Gesellschafter, der eine höhere Stammeinlage übernommen hat, auch mehr zu sagen hat. Wer die Mehrheit hat, ist also im Vorteil. Und wer die Mehrheit bekommt, dass entscheidet sich in den meisten Fällen bereits bei Gründung der Gesellschaft.

2. Gesetzlich geregelte Zuständigkeiten der Gesellschafter

Der Beschlussfassung der Gesellschafter in einer Generalversammlung unterliegen folgende Gegenstände

1. in § 35 Abs 1 GmbHG geregelte Zuständigkeiten
   • die Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses (Z 1);
   • die Verteilung des Bilanzgewinnes, wenn sie im Gesellschaftsvertrag einer jährlichen Beschlussfassung der Generalversammlung vorbehalten ist (Z 1);
   • die Entlastung der Geschäftsführer und eines allfälligen Aufsichtsrates (Z 1);
   • die Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlagen (Z 2);
   • die Rückzahlung von Nachschüssen (Z 3);
   • die Entscheidung, ob Prokura und Handelsvollmacht zum gesamten Geschäftsbetrieb erteilt werden darf (Z 4);
   • die Maßregeln zur Überprüfung und Überwachung der Geschäftsführung (Z 5);
   • die Geltendmachung von Ersatzansprüchen, welche der Gesellschaft aus der Gründung oder Geschäftsführung gegen die Geschäftsführer, deren Stellvertreter oder den Aufsichtsrat zustehen (Z 6);
   • die Bestellung eines Prozessvertreters, wenn die Gesellschaft weder durch die Geschäftsführer noch durch den Aufsichtsrat vertreten werden kann (Z 6);
   • Abschluss von Verträgen über den Erwerb von Anlage- oder unbeweglichem Vermögen von mehr als 20 % des Stammkapitals  in den ersten beiden Jahren nach Eintragung der Gesellschaft (Z 7);
2. Sonstige, im Gesetz über Gesellschaften mit beschränkter Haftung geregelte Zuständigkeiten
   • die Bestellung von Geschäftsführern (§ 15 Abs 1);
   • der Widerruf der Bestellung von Geschäftsführern (§ 16 Abs 1);
   • die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (§ 30b Abs 1);
   • der Widerruf der Bestellung zum Aufsichtsratsmitglied (§ 30b Abs 3);
   • die Bewilligung der Vergütung für den ersten Aufsichtsrat (§ 31 Abs 2);
   • die Beschlussfassung über allfällige Maßnahmen, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren gegangen ist oder die Eigenmittelquote weniger als acht Prozent und die fiktive Schuldentilgungsdauer mehr als fünfzehn Jahre beträgt (§ 36 Abs 2);
   • die Beschlussfassung über einen Antrag auf Bestellung von sachverständigen Revisoren zur Prüfung des letzten Jahresabschlusses (§ 45 Abs 1);
   • Abänderungen des Gesellschaftsvertrages (§ 49 Abs 1);
   • die Erhöhung des Stammkapitals (§ 52 Abs 1);
   • die Herabsetzung des Stammkapitals (§§ 54 Abs 1).
   • die Auflösung der Gesellschaft (§ 84 Abs 1 Z 2);
   • die Bestellung von Liquidatoren (§ 89 Abs 2);
   • die Abberufung von Liquidatoren (§ 89 Abs 3);
   • die Veräußerung des Gesellschaftsvermögens als Ganzes (§ 90 Abs 4);
   • die Entlastung der Liquidatoren (§ 93 Abs 1);
   • die Entscheidung über die Verwahrung der Geschäftsbücher und Firmenunterlagen nach Beendigung der Liquidation (§ 93 Abs 3);
   • die Verschmelzung mit einer anderen Kapitalgesellschaft (§ 96 Abs 1);
   • die Übernahme eines von der Vorgründungsgesellschaft abgeschlossenen Vertrages
3. außerhalb des Gesetzes über Gesellschaften mit beschränkter Haftung vorgesehene Gegenstände der Beschlussfassung
   • der Abschluss von Unternehmensverträgen;
   • die Fortsetzung der aufgelösten Gesellschaft;
   • die Spaltung der Gesellschaft (§ 8 SpaltG);
   • die Umwandlung der GmbH nach dem Umwandlungsgesetz (§ 2 UmwG);
   • die Wahl des Abschlussprüfers (§ 270 UGB);
   • die Wahl, Abberufung sowie Entlastung der Mitglieder eines allenfalls eingerichteten Beirats;
   • der Ausschluss von Gesellschaftern durch den Hauptgesellschafter (§ 4 Abs 1 GesAusG);
   • die formwechselnde Umwandlung in eine Aktiengesellschaft (§ 245 AktG);
   • im Gesellschaftsvertrag vorgesehene Beschlussgegenstände.

Neben diesem doch recht weitreichenden Katalog an Zuständigkeiten können den Gesellschaftern auf gesellschaftsvertraglicher Ebene noch verschiedene Mitwirkungsrechte bei Geschäftsführungsmaßnahmen eingeräumt werden (sog. zustimmungspflichtige Geschäfte). Die Gesellschafter können zudem im (Um-)Weg(e) der Generalversammlung in die tägliche Geschäftsführung eingreifen. 

3. Form der Generalversammlung

Im Hinblick auf das Wie eine Generalversammlung abgehalten wird ist grundsätzlich zu unterscheiden in körperlich abzuhaltende Generalversammlungen und das in § 34 GmbHG geregelte „Umlaufverfahren“.

Bei körperlichen Generalversammlungen sind verschiedene formale Voraussetzungen zu beachten:

• Es besteht weder eine Verpflichtung zur notariellen Beurkundung von Beschlüssen noch die Notwendigkeit der Beglaubigung der Unterschriften der Gesellschafter;
• Eine freiwillige notarielle Beurkundung kann dann in Erwägung gezogen werden, wenn bei (steuer-)rechtlich heiklen Sachverhalten ein Nachweis der Beschlussfassung zu einem bestimmten Zeitpunkt als zweckmäßig erachtet wird. Häufig erfolgt eine notarielle Beurkundung im Zuge von Generalversammlungen, bei denen Streit besteht oder ein solcher zu erwarten ist.
• Die Beglaubigung der Unterschriften der Gesellschafter ist im Falle der Bestellung von Geschäftsführern Voraussetzung für deren Eintragung im Firmenbuch.
• Eine verpflichtende notarielle Beurkundung ist erforderlich bei allen Gesellschafterbeschlüssen, die kraft Gesetz einer (zumindest) ¾-Mehrheit bedürfen (z. B. Änderungen des Gesellschaftsvertrages, Kapitalmaßnahmen sowie im Falle der Liquidation der Gesellschaft.

4. Wer ist zur Einberufung einer Generalversammlung berechtigt?

Die Generalversammlung ist von den Geschäftsführern unter Angabe der Tagesordnung einzuberufen, wenn

• es das Interesse der GmbH erfordert;
• sie von einer Minderheit von mindestens 10 v. H. am Stammkapital verlangt wird;
• die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 36 Abs 2) bzw. die beiden Kennzahlen Eigenmittelquote und fiktive Schuldentilgungsdauer kumulativ über- bzw. unterschritten werden
• über eine Maßnahme, die nach Gesetz oder Gesellschaftsvertrag in die Zuständigkeit der Gesellschafter fällt, zu entscheiden ist und eine turnusmäßige Generalversammlung nicht ansteht, eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren gemäß § 34 nicht durchgeführt und die Angelegenheit nicht bis zur nächsten turnusmäßigen Generalversammlung aufgeschoben werden kann;
• zu einer Entscheidung die Zuständigkeit der Geschäftsführung nicht mit Sicherheit feststeht;
• die Entscheidung über außergewöhnliche Geschäfte ansteht, also Geschäfte, die den Rahmen des gewöhnlichen Geschäftsbetriebes überschreiten;
• die Geschäftsführung ein Rechtsgeschäft, welches mit wirtschaftlichen und/oder rechtlichen Risiken verbunden ist, abschließen will, jedoch nicht schlüssig ist, ob die Mehrheit der Gesellschafter diesen Geschäftsabschluss billigt;
• die Geschäftsführung für die Vornahme eines Rechtsgeschäftes die Zustimmung durch einen Gesellschafterbeschluss für zweckmäßig hält;
• ein anderes Gesellschaftsorgan eine nach Auffassung des Einberufenden dem Gesellschaftsinteresse schädliche Maßnahme vornehmen will;
• Gesellschafterbeschlüsse bzw. Weisungen der Gesellschafter nicht realisierbar sind, weil die Geschäftsführung diese Beschlüsse für rechtswidrig oder für sonst nicht bindend hält.

Grundsätzlich ist auch der Aufsichtsrat als Kollegialorgan – nicht jedoch einzelne seiner Mitglieder –berechtigt, die Generalversammlung einzuberufen, wenn es das Wohl der Gesellschaft erfordert; die Beurteilung darüber liegt im Ermessen des Aufsichtsrats. Die Einberufung erfolgt durch den Aufsichtsratsvorsitzenden.

Nachdem im Abwicklungsstadium die Liquidatoren anstelle der Geschäftsführer treten, sind sie berechtigt, die Generalversammlung einzuberufen. Wenn im Gesellschaftsvertrag besondere Zustimmungserfordernisse vorgesehen sind – etwa nicht betriebsgewöhnliche Geschäfte –, so sind die Liquidatoren auch verpflichtet, eine Generalversammlung einzuberufen.

Einer Gesellschafterminderheit, die mit zumindest zehn Prozent am Stammkapital der Gesellschaft beteiligt ist und daher die Einberufung einer Generalversammlung verlangen kann (§ 37 Abs 2), kommt ein Selbsthilferecht zur Einberufung einer Generalversammlung zu, wenn

• die Geschäftsführung einem begründeten, schriftlich erstatteten Verlangen nach Einberufung der Generalversammlung nicht, nicht unverzüglich oder nicht in angemessener Weise nachgekommen ist; oder
• kein Einberufungsberechtigter vorhanden ist; und
• der Antrag auf Einberufung nicht zurückgezogen wurde.

Eine Generalversammlung muss unverzüglich einberufen werden, wenn die angeführten Mindestvoraussetzungen erfüllt sind. Die Einberufung darf also nicht abgelehnt werden, weil beispielsweise die Geschäftsführer eine Generalversammlung für unzweckmäßig halten oder erwarten, dass die Mehrheit den von der Minderheit im Einberufungsverlangen angekündigten Beschlussantrag voraussichtlich ablehnen wird. Dem Geschäftsführer kommt kein Dispositionsrecht zu. Eine Ablehnung des Antrages eines Min­derheitsgesellschafters kommt allenfalls in offenkundigen Missbrauchsfällen in Betracht, z.B. bei einem eindeutig auf Störung des Gesellschaftsver­hältnisses angelegten Minderheitsverlangen.

Die Kosten für die antragsgemäße Einberufung von Generalversammlungen sind allein von der Gesellschaft und nicht von den Minderheitsgesellschaftern zu tragen. Der Antrag auf Einberufung der Generalversammlung kann zurückgenommen werden. Ist die Einberufung bereits erfolgt, entscheidet die Geschäftsführung nach seinem eigenen pflichtgemäßen Ermessen, ob die Einberufung rückgängig gemacht wird oder nicht.

Im Falle der Beschlussunfähigkeit der von der Gesellschafterminderheit einberufen Generalversammlung darf die Minderheit nicht ohne weiteres eine Folgeversammlung einberufen. Vielmehr muss sie zunächst die Geschäftsführung erneut zur Einberufung einer Generalversammlung unter Angabe der Tagesordnung auffordern. Erst wenn diese Aufforderung ergebnislos geblieben ist, besteht wieder ein eigenes Einberufungsrecht der Gesellschafterminderheit.

Die Einräumung eines Einberufungsrechtes zu Gunsten einzelner Gesellschafter(gruppen) oder weitere Gesellschaftsorgane, ja sogar außenstehende Personen, ist zulässig. Dabei sollte jedoch evaluiert werden, welche Erwartungshaltung mit der Einberufungsmöglichkeit verbunden ist. Zulässig ist es auch, allen oder einzelnen Gesellschaftern außerhalb der Minderheitenrechte des § 37 GmbHG ein individuelles Einberufungsrecht einzuräumen. In der Praxis ist eine solche Vorgangsweise jedoch nur bei personalistisch organisierten Gesellschaften zu empfehlen, um den Kreis der einberufungsberechtigten Personen nicht allzu weit auszudehnen.

5. Wie erfolgt die Einberufung?          

Nach der seit dem Jahre 1906 bestehenden gesetzlichen Regelung hat die Einladung zur Generalversammlung und Bekanntgabe der Tagesordnung zwingend durch rekommandierten Brief zu erfolgen (OGH 01.08.2003, 1 Ob 165/03a = ecolex 2004, 19 = GBU 2004/01/03). Zwischen dem Tag der Postaufgabe des  Einberufungsschreibens und dem Tag der Generalversammlung muss mindestens ein Zeitraum von sieben Tagen liegen (§ 38 Abs 1). Nachdem also sowohl der Einschreibbrief als auch die zweite gesetzliche Alternative – eine im Gesellschaftsvertrag näher bestimmte Form der Veröffentlichung – für regelmäßig abzuhaltende Generalversammlungen üblicherweise als unpraktisch empfunden werden, stellt sich die Frage nach dem geeigneten Wie. Im Gesellschaftsvertrag kann die Form der Einberufung jedenfalls abweichend geregelt werden, wie an Hand der nachfolgenden Regelung demonstriert wird:

„Die Generalversammlung ist von den Geschäftsführern neben den im Gesetz genannten Fällen immer dann ohne Verzug einzuberufen, wenn es das Wohl der Gesellschaft erfordert oder wenn dies von einem Gesellschafter schriftlich unter Angabe des Zweckes verlangt wird. Jeder Geschäftsführer ist  unabhängig von der Art seiner Vertretungsbefugnis zur Einberufung einer Generalversammlung berechtigt. Zwischen dem Tag der Postaufgabe des Einberufungsschreibens an sämtliche Gesellschafter und jeden weiteren Geschäftsführer sowie dem Tag der Abhaltung der Generalversammlung muss ein Zeitraum von mindestens zehn Tagen liegen.

Die Einberufung ist auch dann rechtswirksam, wenn sie auf elektronischem Wege an die zuletzt der Gesellschaft bekannt gegebenen E-Mail Adressen der Gesellschafter erfolgt und die Kenntnisnahme von den Empfängern innerhalb von 48 Stunden auf elektronischem Wege bestätigt wird. Ist dies nicht der Fall, so ist die Generalversammlung zu dem auf elektronischem Wege bekannt gegeben Zeitpunkt mittels Einschreibbrief einzuberufen.

Die Einberufung hat unter Bekanntgabe von Tag, Ort, Zeit und der Tagesordnung zu erfolgen. Die zur Behandlung der Tagesordnungspunkte erforderlichen Unterlagen (Bilanzen, Geschäftsberichte, usw) sind beizulegen. Sobald eine Generalversammlung ordnungsgemäß einberufen ist, kann jeder Gesellschafter verlangen, dass weitere Anträge zur Beschlussfassung in die Tagesordnung aufzunehmen sind. Solche Anträge sind den übrigen Gesellschaftern und der Geschäftsführung spätestens drei Tage vor Abhaltung der Generalversammlung schriftlich bekannt zu geben.“

• Versammlungsort, Tagesordnungspunkte

Die Generalversammlung findet – sofern im Gesellschaftsvertrag nicht etwas Gegenteiliges geregelt ist – am Sitz der Gesellschaft statt (§ 36 GmbHG). Die Tagesordnungspunkte sind möglichst präzise abzufassen; mehrdeutige Formulierungen (z.B. „Allfälliges“) sollten vermieden werden. Dadurch soll den Gesellschaftern die Vorbereitung auf die Generalversammlung ermöglicht und Überrumpelungen von Gesellschaftern verhindert werden. Die Ankündigung muss so beschaffen sein, dass jeder Gesellschafter erkennen kann, worum es bei der Generalversammlung geht. Wenn der Tagesordnungspunkt „Allfälliges“ dazu dient, dass Gesellschafter, sie sich gewöhnlich kaum zu Wort melden, ihre Wünsche (Befindlichkeiten, Meinung, Kritik, usw.) artikulieren und sich auf dieser Grundlage eine Diskussion zwischen den Anwesenden ergibt, so ist dagegen überhaupt nichts einzuwenden.

Einberufungsfrist und Versammlungsort sind so zu wählen, dass jeder Gesellschafter unter gewöhnlichen Umständen an der Generalversammlung teilnehmen kann. Die Generalversammlung darf nicht zu einem Zeitpunktangesetzt werden, an dem bekanntermaßenGesellschafternicht anwesend sein können. Die Einladung hat an die letzte Zustellanschrift des jeweiligen Gesellschafters, so wie sie von ihm mitgeteilt wurde, zu erfolgen. Auf die Richtigkeit der Anschrift darf sich die Geschäftsführung verlassen, da die Gesellschafter verpflichtet sind, Änderungen ihres Wohnsitzes und allfälliger sonstiger persönlicher Daten unverzüglich der Gesellschaft bekannt zu geben.

Die Abberaumung, Vertagung oder Verlegung einer Generalversammlung muss nicht in der für die Einberufung im Gesellschaftsvertrag oder im Gesetz bestimmten Form erfolgen (OGH 23.10.2015, 6 Ob 65/15z).Der Widerruf der Generalversammlung ist auch dann wirksam, wenn die Mitteilung nicht allen Gesellschaftern rechtzeitig zugekommen ist.

Weiterführend zum Thema:

Christian Fritz, Wie führe ich eine GmbH richtig?

Praxishandbuch mit über 1.300 Beispielen, Mustern und Checklisten

2., überarbeitete und erweiterte Auflage (Linde)